制度体系是企业员工在企业生产经营活动中共同遵守的规定和准则的总称,是企业赖以生存的体制基础,是企业员工的行为规范,是企业经营活动的体制保障。但好的制度并不会凭空得来,如果贪多求全或者肆意妄为,不仅无法起到加强管理的效果,还会为企业招致风险。那么企业在制定规章制度时应该注意什么呢?
一、注意确定“立法部门”
习惯上,可以将独立的某个制度归口部门作为“立法部门”,其他业务部门是制度制定的发起部门。发起部门起草制度草案后,由归口部门统筹拟定,相关部室人员同时参与其中。这样的安排既能保障制度的合法性、完整性,同时也充分体现了各部门、各层级的意见在“立法”中的参与作用,保障了合理性。 制度制定部门内部也需要明确职责,包括哪些人员负责制度编制、哪些人员负责审核、哪些人员负责提供素材等。制度部门还可以统领企业制度的更新换版和修订工作。
二、注意充分征集意见
制度应首先形成征集意见稿,下发至基层部门,经过相关部门和人员充分讨论,收集意见并进行针对性的修订、完善。当人们对意见稿已基本无意见时,再落实为正式制度。 这样做具有明显的好处是制度具有可行性、可实施性才能落地生根,否则极可能出现因制度不切实际而导致有“法”不依、制度成为废纸的情况。
三、注意在正式公布前“试水”
制度初步制定完成后,根据实际情况,可以在一定范围、一定时间内“试行”。 如果做到了第一、第二项“注意”的要求,各项制度的制定理论上已经结合企业实际情况并已征求各部门及职工意见,但执行过程中,还有可能会出现种种难以预料的问题,需要各个部门协调沟通、对制度予以调整和完善,方可适应企业管理的实际要求。
四、注意制度的及时而非频繁的修订和更新
企业的制度不是一成不变的,更不是一个封闭静止的系统。随着业务流程、组织构架、市场需求的变化,企业内部任何一位职工都应有权对制度提出修订完善的建议,制度制定部门更要积极主动地响应内外部法规、政策环境的变化,寻求制度修订的契机。 也就是说,制度要被不断地修订、更新、废止,以保持其有效性和适用性,适应企业管理和发展的需要。但同时也要注意,制度的修订与其应有的稳定性之间需保持一定平衡,避免频繁修订损害制度的权威性、稳定性。